KIK-V: een gezamenlijke mijlpaal in eenduidige data-uitwisseling

Wat het project inhoudt

Data vergelijken kan leiden tot interessante ontdekkingen, maar dan moet het wel goed gebeuren. Vaak werkt elke organisatie met net andere terminologie, waardoor appels met peren worden vergeleken. Precies daarom startte Anders Werken in de Zorg (AWIZ) in 2023 met dit project: een gelijkgestemde manier vinden om het inzicht wat data met zich mee brengt te delen en gegevens uit te wisselen met informatie vragende partijen zoals de zorgkantoren.

Dit data-project bestaat uit twee delen: enerzijds het implementeren van de KIK-V werkwijze om de informatiehuishouding van organisaties efficiënter in te richten en te standaardiseren. Anderzijds draagt het project bij aan het oprichten van een datawerkplaats voor de regio’s Midden- en West-Brabant. De datawerkplaats is een samenwerkingsomgeving waarin de organisaties gezamenlijk inzichten kunnen genereren zonder hun brondata prijs te geven. De datawerkplaats investeert in kwaliteit, toegankelijkheid en continuïteit van zorg door (relevant) beleidsmatig en toegepast onderzoek, monitoring en effectmeting te verrichten in de keten.

Op 2 december is een mijlpaal voor deze doelen bereikt: de eerste data-uitwisseling tussen verschillende partijen via de KIK-V werkwijze. Dit zorgde onder andere voor meer enthousiasme onder de aanwezige partijen om de regionale samenwerkingen nog verder te versterken. Inmiddels zijn acht zorgorganisaties actief als koplopers in het data-project en kunnen zij uitwisselen via KIK-V. De verwachting is dat in 2026 alle 23 zorgorganisaties die zijn aangesloten bij AWIZ Midden- en West-Brabant meedoen.

Standaardisatie voor betere data-uitwisseling

De data-uitwisseling wordt uitgevoerd behulp van KIK-V: een programma waarin zorgaanbieders en informatie vragende partijen, zoals de zorgkantoren, samenwerken aan gestandaardiseerde gegevensuitwisseling in de VVT-sector. Door heldere afspraken en een slimme infrastructuur wordt data eenmalig geregistreerd en meervoudig gebruikt. Het resultaat: minder administratieve lasten en actuele, vergelijkbare informatie voor iedereen in de keten.

Samen door het proces heen

Gedurende de bijeenkomst werd het volledige proces van data-uitwisseling stap voor stap doorlopen, zodat alle partijen konden zien hoe het eruitziet bij de ander. Dat zorgde voor volop ruimte voor overleg, discussie en vragen. Als eerste liet VGZ Zorgkantoor zien hoe het versturen van een informatieverzoek eruitziet. CZ zorgkantoor toonde vervolgens hoe ze de informatie ophalen bij zorgaanbieders. Zorgkantoren kunnen alleen specifieke zorgaanbieders bevragen over vooraf afgesproken onderwerpen, zoals vastgelegd in de uitwisselprofielen van KIK-V. Vervolgens boden collega's van Thebe en Mijzo een kijkje achter de schermen; binnen twee minuten is het verzoek zichtbaar in het datastation van de zorgaanbieder. Tot slot keken we met TanteLouise en Zorggroep Elde Maasduinen mee hoe het vrijgeven van de antwoorden op de vragen werkt. Zorgaanbieders kunnen de data controleren en waar nodig handmatig corrigeren, voordat het wordt vrijgegeven aan het zorgkantoor.

Verbeterpunten voor de volgende uitwisseling 

De bijeenkomst leverde direct waardevolle inzichten op. Zo is een belangrijk leerpunt dat scherpe definities cruciaal zijn. Er ontstond een gesprek over wat er bijvoorbeeld precies onder ‘zorggebonden personeel’ valt. "Eenduidigheid is nodig om onderling te vergelijken," klonk het. Toch is het doel op dit moment niet om regionale definities te maken, maar ligt de nadruk vooral op het voeren van het gesprek rondom de keuze voor bepaalde definities.

Eerst investeren, dan profiteren

Verschillende aanwezigen gaven aan dat het nog veel werk kost om de gegevens te valideren en uit te zoeken welke gegevens er precies worden gevraagd vanuit het zorgkantoor, mede door de soms nog onduidelijke definities. Uit het gesprek bleek dat dit vooral een eenmalige investering van werk is. De meeste vragen zijn gebaseerd op dezelfde brongegevens. Daardoor is het zo dat zodra de antwoorden op de eerste vraag eenmaal zijn gevalideerd, de volgende vrijgeving een stuk eenvoudiger gaat. Daarnaast stelde een van de deelnemers terecht, "Hoe beter je informatiehuishouding op orde is, hoe makkelijker je het hebt." Ook speelt de grootte van de organisatie een rol, voor kleinere organisaties is het vaak makkelijker om de gegevens goed te ordenen.

Hoe gezamenlijke inzichten de regio kunnen versterken

Deze ochtend maakte het volgende duidelijk: deze manier van data uitwisselen biedt meer mogelijkheden dan alleen voldoen aan informatieverzoeken van zorgkantoren of andere informatie-vragende partijen. Een golf van inspiratie en enthousiasme ontstond toen een uitbreiding van de uitwisseling ter sprake kwam. “Als de zorgkantoren de verzamelde data beschikbaar maken voor de zorgaanbieders (of regionale samenwerkingsverbanden) kan het er echt voor gaan zorgen dat dit gaat vliegen” zei een deelneemster enthousiast. “Als je inzicht hebt in de cijfers die je met elkaar kunt delen, kun je nog beter van elkaar leren,” zei een andere deelnemer. “Als jouw cijfers dan wat afwijken van die van andere organisaties, kun je in gesprek gaan en van hen leren.” Dit kan de regionale samenwerking nog meer versterken. Het biedt nieuwe handvaten om samen onderzoek te doen en om niet ieder voor zich het wiel te hoeven uitvinden.

De belangrijkste lessen 

Voor de deelnemende organisaties was het een dag van leren en experimenteren. Voor de toehoorders een kans om te zien wat er al mogelijk is en om veel vragen te kunnen stellen. “Je kunt leunen op de stappen die al zijn gezet,” werd er gezegd. “Alles wat we nu doen helpt de volgende organisaties sneller stappen te zetten.” 

De vervolgstappen 

De techniek is getest en we weten zeker dat de informatie-uitwisseling werkt. “Nu kunnen we de doorstart inzetten om het te hebben over de inhoud.” De eerste stappen zijn gezet en alle betrokken partijen zijn goed op weg naar het uiteindelijke doel: een gezamenlijke datawerkplaats waarmee 23 organisaties samen een lerend netwerk worden.  

De wens om datagedreven te werken groeit. Na een succesvolle test is het mogelijk om meer uitwisselingen volgens de KIK-V werkwijze uit te gaan voeren. Daarmee komt die wens steeds dichterbij, want zoals werd besproken op 2 december: “Als we niet tot de stap van doen komen, verkrijgen we niet het inzicht wat we nodig hebben.” Die stap is nu gezet.