Zorg in natura

Declareren via gestandaardiseerd bericht

Declaraties van Wlz-zorg en de terugkoppeling daarvan vinden plaats conform een landelijk gestandaardiseerd bericht:  

  • AW319: voor het declareren van de door u geleverde Wlz-zorg.
  • AW320: retourinformatie, zodat u het resultaat van de verwerking van uw declaratie kunt verwerken

De verplichte opmaak van beide berichten vindt u op de website van Vektis. Daar vindt u ook informatie over de technische en inhoudelijke punten waarop we de berichten controleren. Deze controles zijn een landelijke verplichting en worden een aantal maal per jaar aangescherpt.

 

Elektronisch Declaratie Portaal

Voor het uitwisselen van deze berichten maken zorgaanbieders en zorgkantoren gebruik van het Elektronische Declaratie Portaal (EDP) van VECOZO. U heeft daarvoor een VECOZO-certificaat nodig. Meer informatie hierover leest u op de website van VECOZO.

Hieronder vindt u de meest voorkomende retourcodes: 
  • 8004:  "Combinatie BSN en geboortedatum verzekerde is onjuist."

    De door u gehanteerde klant-persoonsgegevens in uw declaratie worden gecontroleerd op basis van de in iWlz geregistreerde gegevens. Voor uw AW319 bericht zijn de gegevens in iWlz altijd leidend! 

     

  • 0551: "Er is geen machtiging afgegeven."

    Wanneer u een prestatie code uit de prestatiegroepen: 3, 17, 20, 34, 35, 36 of 37 declareert. Dan dient u te beschikken over een geldige zorgtoewijzing voor een ZZP met leveringsvorm Verblijf, als ook dient er sprake te zijn van een actieve opname. Tevens controleren wij ook of u vanuit het juiste indicatie besluitnummer declareert. 

    Advies:  U vindt de prestatiegroepen terug op de Koppeltabel, specifiek in Kolom J "Prestatiegroep". 


  • 0553: "Gedeclareerde prestatie valt buiten de gemachtigde periode."

    Hiermee controleren wij of de door u gedeclareerde prestatie in combinatie met een ZZP code valt binnen de geldigheid van uw zorgtoewijzing. Wat wordt specifiek gecontroleerd:
    - Heeft u voor de gedeclareerde ZZP code in uw AW319 bericht ook daadwerkelijk een geldige zorgtoewijzing?;

    - Declareert u een prestatie behorend bij de leverinsgvorm van de toewijzing. Bijvoorbeeld; heeft u een toewijzing voor een VPT dan kunt u niet declareren met een Z-prestatie;

    - Valt de begin-en einddatum van de gedeclareerde prestatie binnen de ingangs-en einddatum van de toewijzing;

    - Tot slot, declareert u met de correcte AGB code, de code waaraan de toewijzing is toegekend.

  • 8220: "Maximum aantal prestaties is overschreden."

    Deze retourcode kan om meerdere redenen worden afgegeven:                                                                                         

    - 1e betreft veelal een logisch controle. Stel, u declareert een Z-prestaties (verblijf) vanuit de tijdseenheid etmaal (code14) over 10 kalenderdagen. Maar vervolgens declareert u als aantal 11 op in uw AW319 bericht dan gaat deze controle af. Het gedeclareerde aantal moet logischerwijs passen binnen de declaratieperiode en de bijbehorende tijdseenheid;

    - 2e Voor de volgende prestaties voor zorg op afstand (vanuit een MPT) H136/ H107 en H301 mogen er maximaal 240 minuten per kalendermaand worden gedeclareerd;

    - 3e Voor de prestatie H137 (farmaceutische telezorg) kunt u maximaal 150 minuten per kalendermaand declareren. 

  •  8221: "Maximale behandelperiode is overschreden." 

    Deze retourcode kan om meerdere redenen worden afgegeven:                                                                                         

    - 1e De prestaties Z910 en V910 voor toeslag Cerebro Vasculair Accident (CVA) vanuit ZIN en VPT mogen alleen de eerste 8 weken (56 dagen) worden gedeclareerd;                     

    - 2e Voor de prestatie H331 (Families First (j)LVG)  mag er maximaal 42 aaneengesloten dagen (etmalen) worden gedeclareerd;                                                                                   

    - 3e Deze retourcode kan afgegeven worden wanneer u meer crisizorg declareert dan is toegestaan vanuit het protocol 'Crisiszorg in de Wlz'. 

  • 8290: "Er is geen (correcte) melding aanvang zorg (MAZ) aanwezig."

    U dient te beschikken over een geldige zorgtoewijzing voor een ZZP, dit onder de geldige indicatie op naam van de klant. Iedere zorgtoewijzing dient te worden gemazzt. Controleert u goed voor welke leverinsgvorm u de toewijzing heeft ontvangen; Verblijf/ VPT / MPT of zelfs PGB. Uw MAZ dient u ook te realiseren vanuit deze leveringsvorm. Uw gedeclareerde prestatie moet vallen tussen de geldigheid van de MAZ (vanaf de maz-datum) en een eventuele MEZ. Uiteraard wanneer er geen MAZ aanwezig is ontvangt u deze retourcode, maar ook als u een  bepaalde prestatie declareert die niet past binnen de leveringsvorm van de MAZ. 

  • 8409: "Deze prestatie voldoet niet in combinatie met een eerdere prestatie bij een andere behandelaar/uitvoerder."

    Wij controleren of een andere zorgaanbieder voor de betreffende klant al eerder een conflicterende prestatie uit een specifieke prestatiegroep heeft gedeclareerd over dezelfde/overlappende periode. 
    Bijvoorbeeld: voor dezelfde klant is voor een (deels) gelijke periode een intramurale prestatie gedeclareerd  als ook een extramurale prestatie door twee verschillende zorgaanbieders. Dit leidt tot genoemde fout. 

    Advies: Ontvangt u de retourcode 8409 en vermoedt u dat dit is omdat uw collega-zorgaanbieder een “foutieve” prestatie declareert neemt u dan contact op met onze Helpdesk Digitaal Declareren op klantniveau via telefoonnummer 040-2975729 of door het sturen van een e-mail naar ZKT.declareren@vgz.nl 

    Wij zijn bereikbaar op werkdagen van maandag t/m vrijdag van 08.30 uur -17.00 uur.  Wij zorgen voor een correctie van de “foutief” gedeclareerde prestatie, zodat u vervolgens opnieuw kunt declareren, nadat u van ons een bericht heeft ontvangen. 

  • 8612: "Declaratie mutatiedag(en) sluit niet aan op een opname."

     U dient mutatiedagen op de volgende wijze te declareren:                                                                                             

    1) u mag per klant maximaal 13 mutatiedagen declareren;
    2) dit mag alleen na het overlijden of het verhuizen van een klant vanuit uw instelling naar een andere organisatie;
    3) u declareert de mutatiedagen met een van de twee daarvoor beschikbare prestaties: Z916 (exclusief behandeling) of Z917 (inclusief behandeling);
    4) de eerste mutatiedag dient altijd aan te sluiten op de laatste dag van het gedeclareerde verblijf;
    5) u dient in uw AW319-bericht eerst het verblijf te declareren en daaropvolgend pas de mutatiedagen.
    Wanneer u afwijkt van de beschreven regels ontvangt u uitval in de vorm van deze retourcode. 

  • 8614: "Er is geen Meerzorg machtiging afgegeven voor de gedeclareerde periode of tarief."
    Als u in het bezit bent van een daarvoor bestemde CCE-machtiging, kunt u Meerzorg declareren met uw AW319-bericht.  U stelt wel eerst onze collega`s van de afdeling Klantadvies op de hoogte van deze ontvangen CCE-machtiging(en). U ontvangt, na akkoord, van onze collega`s een beschikking waarin het dagtarief en de looptijd van de machtiging voor een klant is opgenomen. Wij ontvangen vanuit onze collega`s deze machtiging  voor registratie in ons declaratiesysteem, waardoor de Meerzorg  daadwerkelijk voor u declarabel wordt.

    Wanneer u in uw declaratie een afwijkend  tarief en/of de looptijd hanteert dan ontvangt u deze retourcode.

    Advies: Let u erop! Per 01-01-2019 gebruikt u hiervoor de prestatie code ZMZ01.                                                                                                                                                                                  
     

  • 8010: "Prestatie mag volgens de contractvoorwaarden met de zorgverzekeraar niet verricht worden door behandelaar/uitvoerder."

    De afgifte van deze retourcode geeft aan dat u (nog) niet beschikt over een geldige productieafspraak voor de gedeclareerde prestatie. 

    Advies: Bij een dergelijke afgifte adviseren wij u om contact op te nemen met uw assistent zorginkoper vanuit onze zorgkantoren. Mogelijk kunt u een aanvullende productieafspraak overeenkomen. Tot die tijd kunt u een dergelijke prestatie niet declareren  met het AW319-bericht. 

  • 0611: "Tarief prestatie ontbreekt of is niet in overeenstemming met landelijke of contractafspraken."
    Deze retourcode ontvangt u wanneer het door u gedeclareerde tarief afwijkt van het met zorginkoop overeengekomen tarief voor de gedeclareerde prestatie.
  •  1113: "Functiecode /ZZP code ontbreekt of is onjuist."

    Aan deze controle ligt de Koppeltabel ten grondslag. U kunt enkel de hierop genoteerde combinaties declareren. Dit wil zeggen de toegestane combinaties van prestatie codes en ZZP codes.

  • 8866: "Incorrecte combinatie subsidieregeling."

    Wij controleren of u de juiste prestatie(soort) declareert die hoort bij de geïndiceerde regeling: Wlz of subsidieregeling. Bijvoorbeeld H-en Z-prestaties (extra-en intramurale zorg) vallen onder de reguliere Wlz. Terwijl S-prestaties onder de subsidieregelingen behandeling vallen. 

X
Om u zo goed mogelijk te helpen gebruikt vgz-zorgkantoren.nl cookies. Lees meer over ons cookiebeleid.
Melding verbergen