Zorg in natura

Retourcode 0551: Er is geen machtiging afgegeven

Wanneer u een prestatie code uit de prestatiegroepen: 13, 17, 20, 34, 35, 36 of 37 declareert. Dan dient u te beschikken over een geldige zorgtoewijzing voor een ZZP met leveringsvorm Verblijf, als ook dient er sprake te zijn van een actieve opname. Tevens controleren wij ook of u vanuit het juiste indicatie besluitnummer declareert.

Advies: U vindt de prestatiegroepen terug op de Koppeltabel, specifiek in Kolom J "Prestatiegroep".

Retourcode 0553: Gedeclareerde prestatie valt buiten de gemachtigde periode

Hiermee controleren wij of de door u gedeclareerde prestatie in combinatie met een ZZP code valt binnen de geldigheid van uw zorgtoewijzing. Wat wordt specifiek gecontroleerd:

• Heeft u voor de gedeclareerde ZZP code in uw AW319 bericht ook daadwerkelijk een geldige zorgtoewijzing?;
• Declareert u een prestatie behorend bij de leveringsvorm van de toewijzing. Bijvoorbeeld; heeft u een toewijzing voor een VPT dan kunt u niet declareren met een Z-prestatie;
• Valt de begin- en einddatum van de gedeclareerde prestatie binnen de ingangs- en einddatum van de toewijzing;
• Tot slot, declareert u met de correcte AGB code, de code waaraan de toewijzing is toegekend.

Retourcode 0611: Tarief prestatie ontbreekt of is niet in overeenstemming met landelijke of contractafspraken

Deze retourcode ontvangt u wanneer het door u gedeclareerde tarief afwijkt van het met zorginkoop overeengekomen tarief voor de gedeclareerde prestatie.

Retourcode 1113: Functiecode /ZZP code ontbreekt of is onjuist

Aan deze controle ligt de Koppeltabel ten grondslag. U kunt enkel de hierop genoteerde combinaties declareren. Dit wil zeggen de toegestane combinaties van prestatie codes en ZZP codes.

Retourcode 8004: Combinatie BSN en geboortedatum verzekerde is onjuist

De door u gehanteerde klant-persoonsgegevens in uw declaratie worden gecontroleerd op basis van de in AZR-NLgeregistreerde gegevens. Voor uw AW319 bericht zijn de gegevens in AZR-NL altijd leidend!

Retourcode 8010: Prestatie mag volgens de contractvoorwaarden met de zorgverzekeraar niet verricht worden door behandelaar/uitvoerder

De afgifte van deze retourcode geeft aan dat u (nog) niet beschikt over een geldige productieafspraak voor de gedeclareerde prestatie.

Advies: Bij een dergelijke afgifte adviseren wij u om contact op te nemen met uw assistent zorginkoper vanuit onze zorgkantoren. Mogelijk kunt u een aanvullende productieafspraak overeenkomen. Tot die tijd kunt u een dergelijke prestatie niet declareren met het AW319-bericht.

Retourcode 8220: Maximum aantal prestaties is overschreden

Deze retourcode kan om meerdere redenen worden afgegeven:

• betreft veelal een logisch controle. Stel, u declareert een Z-prestaties (verblijf) vanuit de tijdseenheid etmaal (code14) over 10 kalenderdagen. Maar vervolgens declareert u als aantal 11 op in uw AW319 bericht dan gaat deze controle af. Het gedeclareerde aantal moet logischerwijs passen binnen de declaratieperiode en de bijbehorende tijdseenheid;
• Voor de volgende prestaties voor zorg op afstand (vanuit een MPT): H138, H139, H306 mogen er op naam van een client per maand maximaal 390 minuten (6,5 uur) worden gedeclareerd.
• Voor de prestatiecodes voor inrichtingskosten bij een gedwongen verhuizing, I001 en I002, mag u maximaal 2 per kalenderjaar declareren. Let u erop! Deze prestatiecodes zijn tijdsonafhankelijk (code 81). Per prestatie geldt een vast afgesproken tarief welke u dus 2 maal per jaar kunt declareren.
• U kunt per 01-01-2020 deeltijdverblijf declareren, dit met de volgende prestatiecodes: D041, D051, D061, D071, D081, DN041, DN051, DN061, DN 071, DN081, D430, D440, D454, D460, D470, D480, D624, D640, D650, D660, D670, D720, D730, D740, D824, D830, D840, D850. Let u erop dat u per kalenderjaar en per client maximaal 234 etmalen kunt declareren.
• Voor de prestatiecodes m.b.t. logeren mag u per kalenderjaar op naam van een cliënt maximaal 208 dagen (etmalen) declareren. Dit geldt voor de volgende prestatiecodes: Z999, Z1000, Z1001, Z1002 en Z1003.

Retourcode 8221: Maximale behandelperiode is overschreden

Deze retourcode kan om meerdere redenen worden afgegeven:

• De prestaties Z910 en V910 voor toeslag Cerebro Vasculair Accident (CVA) vanuit ZIN en VPT mogen alleen de eerste 8 weken (56 dagen) worden gedeclareerd;
• Voor de prestatie H331 (Families First (j)LVG) mag er maximaal 42 aaneengesloten dagen (etmalen) worden gedeclareerd;
• Deze retourcode kan afgegeven worden wanneer u meer crisiszorg declareert dan is toegestaan vanuit het protocol 'Crisiszorg in de Wlz'. Voor de prestatiecodes Z490 en Z491 (crisiszorg voor de GHZ -VG) sector geldt een maximum van 84 aaneengesloten dagen (etmalen). Voor de Z110 (crisiszorg voor de V&V sector) geldt een maximum van 28 aaneengesloten dagen (etmalen).
• Voor mutatiedagen, prestatiecodes Z916 en Z917, is het maximum aaneengesloten dagen (etmalen) gewijzigd van 13 naar 26 te declareren dagen per cliënt.
• Per 01-01-2020 bestaan er nieuwe prestatiecodes voor overbruggingszorg. Deze prestaties: O513, O523, O533, O543, O553 en O573 kunt u maximaal 182 dagen (etmalen) aaneengesloten declareren per cliënt.

Retourcode 8290: Er is geen (correcte) melding aanvang zorg (MAZ) aanwezig

U dient te beschikken over een geldige zorgtoewijzing voor een ZZP, dit onder de geldige indicatie op naam van de klant. Iedere zorgtoewijzing dient te worden gemazzt. Controleert u goed voor welke leveringsvorm u de toewijzing heeft ontvangen; Verblijf/ VPT / MPT / DTV of zelfs PGB. Uw MAZ dient u ook te realiseren vanuit deze leveringsvorm. Uw gedeclareerde prestatie moet vallen tussen de geldigheid van de MAZ (vanaf de maz-datum) en een eventuele MEZ. Uiteraard wanneer er geen MAZ aanwezig is ontvangt u deze retourcode, maar ook als u een bepaalde prestatie declareert die niet past binnen de leveringsvorm van de MAZ.

Retourcode 8409: Deze prestatie voldoet niet in combinatie met een eerdere prestatie bij een andere behandelaar/uitvoerder

Wij controleren of een andere zorgaanbieder voor de betreffende klant al eerder een conflicterende prestatie uit een specifieke prestatiegroep heeft gedeclareerd over dezelfde/overlappende periode.

Bijvoorbeeld: voor dezelfde klant is voor een (deels) gelijke periode een intramurale prestatie gedeclareerd als ook een extramurale prestatie door twee verschillende zorgaanbieders. Dit leidt tot genoemde fout.

Advies: Ontvangt u de retourcode 8409 en vermoedt u dat dit is omdat uw collega-zorgaanbieder een “foutieve” prestatie declareert neemt u dan contact op met onze Helpdesk Digitaal Declareren op klantniveau via telefoonnummer 040-2975729 of door het sturen van een e-mail naar ZKT.declareren@vgz.nl

Wij zijn bereikbaar op werkdagen van maandag t/m vrijdag van 08.30 uur -17.00 uur. Wij zorgen voor een correctie van de “foutief” gedeclareerde prestatie, zodat u vervolgens opnieuw kunt declareren, nadat u van ons een bericht heeft ontvangen.

Retourcode 8612: Declaratie mutatiedag(en) sluit niet aan op een opname

U dient mutatiedagen op de volgende wijze te declareren:

• U mag per klant maximaal 26 mutatiedagen declareren;
• Dit mag alleen na het overlijden of het verhuizen van een klant vanuit uw instelling naar een andere organisatie;
• U declareert de mutatiedagen met een van de twee daarvoor beschikbare prestaties: Z916 (exclusief behandeling) of Z917 (inclusief behandeling);
• De eerste mutatiedag dient altijd aan te sluiten op de laatste dag van het gedeclareerde verblijf;
• U dient in uw AW319-bericht eerst het verblijf te declareren en daaropvolgend pas de mutatiedagen. Wanneer u afwijkt van de beschreven regels ontvangt u uitval in de vorm van deze retourcode.
• U kunt de prestatiecodes voor mutatiedagen enkel in combinatie met de volgende Z-code declareren voor het verblijf:
  • In geval van Z916: Z015, Z025, Z031, Z041, Z051, Z061, Z071, Z081, Z095, Z101, Z414, Z415, Z424, Z425, Z430, Z431, Z440, Z441, Z454, Z455, Z460, Z461, Z470, Z471, Z480, Z481, Z614, Z615, Z624, Z625, Z630, Z631, Z640, Z641, Z650, Z651, Z660, Z661, Z670, Z671, Z710, Z711, Z720, Z721, Z730, Z731, Z740, Z741, Z814, Z815, Z824, Z825, Z830, Z831, Z840, Z841, Z850, Z851, Z995, ZN041, ZN051, ZN061, ZN071, ZN081, ZN095, ZN101, Z210G, Z211G, Z220G, Z221G, Z230G, Z231G, Z240G, Z241G, Z250G, Z251G.
  • In geval van Z917: Z033, Z043, Z053, Z063, Z073, Z083, Z097, Z103, Z212, Z213, Z222, Z223, Z232, Z233, Z242, Z243, Z252, Z253, Z262, Z263, Z272, Z273, Z432, Z433, Z442, Z443, Z456, Z457, Z462, Z463, Z472, Z473, Z482, Z483, Z513, Z523, Z533, Z543, Z553, Z573, Z632, Z633, Z642, Z643, Z652, Z653, Z662, Z663, Z672, Z673, Z712, Z713, Z722, Z723, Z732, Z733, Z742, Z743, Z832, Z833, Z842, Z843, Z852, Z853, Z995, ZN043, ZN053, ZN063, ZN073, ZN083, ZN097, ZN103, Z212G, Z213G, Z222G, Z223G, Z232G, Z233G, Z242G, Z243G, Z252G, Z253G.

*Bij een interne verhuizing kunt u maximaal 1 mutatiedag declareren.

Retourcode 8614: Er is geen meerzorg machtiging afgegeven voor de gedeclareerde periode of tarief

Heeft u een geldige machtiging voor meerzorg? En heeft u van ons de beschikking ontvangen? Dan kunt u meerzorg declareren met het AW319-bericht. U gebruikt hiervoor prestatiecode ZMZ01. Mogelijke redenen voor het ontvangen van retourcode 8614:

• Het tarief dat u declareerde was niet juist.
• De machtiging en beschikking gelden niet voor de (volledige) periode van uw declaratie.

Wat kunt u doen?

• Heeft u het verkeerde tarief gedeclareerd, of strookt uw declaratieperiode niet met de geldigheid van de machtiging? Past u dit aan, wilt u controleren welke machtiging staat geregistreerd op naam van de client neem dan contact met onze Helpdesk Digitaal Declareren op nummer 040-297 5729.
• Heeft u geen machtiging voor meerzorg voor de periode van uw declaratie en heeft u daar vragen over? Neem dan contact op met ons team Klantadvies op nummer 088-1311660.

Retourcode 8866: Incorrecte combinatie subsidieregeling

Wij controleren of u de juiste prestatie(soort) declareert die hoort bij de geïndiceerde regeling: Wlz of subsidieregeling. Bijvoorbeeld H-en Z-prestaties (extra-en intramurale zorg) vallen onder de reguliere Wlz. Terwijl S-prestaties onder de subsidieregelingen behandeling vallen.