Zorgovereenkomst

Is uw pgb-aanvraag goedgekeurd door ons zorgkantoor? En heeft u een toekenningsbeschikking gehad? Dan weet u de hoogte van uw budget en kunt u gaan beginnen met het maken van afspraken met zorgverlener(s). U vult in het PGB Portaal de zorgovereenkomst in. De zorgverlener kan een familielid zijn, maar ook een zorginstelling of zzp’er of kennis. Via het PGB Portaal geeft u ook wijzigingen door. Bijvoorbeeld als uw afspraken met een zorgverlener veranderen of als u een nieuwe zorgverlener krijgt.  

Een zorgovereenkomst maken met een nieuwe zorgverlener in het PGB Portaal

Heeft u voor het eerst een pgb bij ons zorgkantoor. Of heeft u al langer een pgb, maar wilt u een zorgovereenkomst met een nieuwe zorgverlener afsluiten? Volg dan onderstaand stappenplan of lees de handleiding.

Handige links

  • Ga naar www.mijnpgb.nl en log in. Voor het inloggen gebruikt u DigiD.

    Inloggen PGB Portaal

    • Heeft u net een pgb? Inloggen in het PGB Portaal kan vanaf het moment dat u een toekenningsbeschikking heeft ontvangen
    • Heeft u al langer een pgb? Dan heeft u in 2022 bericht van ons ontvangen met daarin de naam van degene die kan inloggen. Meer hierover leest u op onze website bij ‘wie kan inloggen’
     
  • Bent u ingelogd? Dan ziet u op de startpagina de tegel ‘opstellen zorgovereenkomst’ staan. Druk op deze tegel. Dan verschijnt de pagina ‘Opstellen zorgovereenkomst’. Hier staat een stappenbalk. Zo ziet u precies in welke stap van het proces u bent. Tijdens het invullen, kunt u de zorgovereenkomst ook opslaan. U hoeft de overeenkomst dus niet in één keer op te stellen. De opgeslagen zorgovereenkomst kunt u later verder invullen en vindt u terug onder ‘Overzicht zorgovereenkomsten’.
  • Vul de volgende zaken in:

    Partijen

    • Gegevens van de zorgverlener
    • Soort zorgovereenkomst (keuze uit 4 zorgovereenkomsten)

    Werkafspraken

    • Ingangsdatum
    • Looptijd
    • Proeftijd (in sommige situaties)
    • Het aantal uren dat een zorgverlener werkt
    • Of de zorgverlener een vast of onregelmatig aantal uren werkt
    • Vast weekrooster (in sommige situaties)
    • Of de zorgverlener een vast bedrag per maand ontvangt of achteraf declareert
    • Brutotarief
    • Werkzaamheden van de zorgverlener
    • Andere vergoedingen bij een vast maandbedrag
    • Reiskosten (in sommige situaties)

    Algemene afspraken

    • Salarisadministratie (in sommige situaties)
    • Zorgbeschrijving
    • Standaard afspraken. Zoals geheimhouding, opzegtermijnen en derdenbeding
    • Overige afspraken

    Controle

    • Hier ziet u een overzicht van de ingevulde zorgovereenkomst. Controleer of alles er goed in staat
     
  • Is alles goed ingevuld? Dan deelt u de zorgovereenkomst met uw zorgverlener. Klik hiervoor op de knop ‘Delen met zorgverlener’. De zorgverlener kan gegevens wijzigen of aanvullen en de zorgovereenkomst ondertekenen. De zorgovereenkomst komt dan weer terug bij u.

  • Uw zorgverlener heeft de zorgovereenkomst ondertekent en misschien nog wijzigingen aangebracht. Controleer eventuele wijzigingen die de zorgverlener heeft aangebracht. Bent u akkoord met alle afspraken? Dan zet u een digitale handtekening met de knop ‘Onderteken’. De zorgovereenkomst wordt dan ingediend bij uw zorgkantoor. Bent u niet akkoord met de wijzigingen van uw zorgverlener? Dan kunt u dit aangeven bij de zorgverlener en opnieuw de zorgovereenkomst doorsturen naar de zorgverlener.
  • Op het moment dat u de zorgovereenkomst heeft ondertekend, wordt de zorgovereenkomst automatisch naar ons zorgkantoor verzonden. Wij beoordelen uw zorgovereenkomst. U krijgt een bericht wanneer uw zorgovereenkomst is beoordeeld. Het kan zijn dat we nog een aanpassing of verduidelijking verwachten. Als u bij uw profiel gekozen heeft voor ‘digitaal’ krijgt u bericht in uw e-mailbox. Heeft u in het PGB Portaal gekozen voor ‘post’ dan ontvangt u een brief van ons. Op het moment dat u zorgovereenkomst is goedgekeurd krijgt u bericht en ziet u de zorgovereenkomst staan bij de tegel ‘overzicht zorgovereenkomsten’. 

Een zorgovereenkomst wijzigen, verlengen of beëindigen in het PGB Portaal

Wilt u een goedgekeurde zorgovereenkomst wijzigen, verlengen of beëindigen? Dat kan direct in het PGB portaal.

  • Open op de pagina ‘Overzicht zorgovereenkomsten’ de juiste zorgovereenkomst. Klik op de knop ‘Wijzigen’. Bij een wijziging van een zorgovereenkomst doorloopt u weer de stappen, zoals bij het opstellen van een zorgovereenkomst. U kunt op de knop ‘Informatie over wijzigen’ klikken voor extra hulp en informatie. Wijzigingen die uw zorgverlener of u maakt, moeten altijd ondertekend worden door uw zorgverlener en door u. Sommige wijzigingen kunt u daarna zelf doorvoeren, bijvoorbeeld een verlenging of een wijziging in overige afspraken. Voor andere wijzigingen is opnieuw goedkeuring van ons zorgkantoor nodig. Bijvoorbeeld als het gaat om een wijziging in de werkzaamheden of de tarieven. In stap 4 ziet u of uw wijziging moet worden goedgekeurd door ons zorgkantoor. Heeft u een gewaarborgde hulp? Dan is de gewaarborgde hulp degene die als laatste het document controleert en aanlevert bij het zorgkantoor. Een wijziging gaat altijd in op de eerste dag van een nieuwe maand.

    Let op
    Als u een wijziging doorvoert, bekijk dan of de beschrijving van de zorg ingevuld staat in het PGB Portaal. Bij de overgang destijds naar het PGB Portaal is deze informatie niet automatisch ingevuld. Deze informatie heeft ons zorgkantoor wel nodig om de wijziging te kunnen beoordelen. 

     
  • Wanneer u een zorgovereenkomst (eerder) wilt beëindigen, bespreekt u dit eerst met uw zorgverlener. Open op de pagina ‘Overzicht zorgovereenkomsten’ de juiste zorgovereenkomst en klik daarna op de knop ‘Beëindigen’. Vul hier de nieuwe einddatum van de zorgovereenkomst in. Houd hierbij wel rekening met de opzegtermijn en kijk of er nog niks uitbetaald is. Is de zorgverlener het niet eens met de beëindiging, dan gelden er andere regels. Deze informatie krijgt u tijdens het opstellen van de beëindiging.

Nog geen toegang tot het PGB Portaal

Vanwege technische redenen kan het zijn dat u nog geen gebruik kunt maken van het PGB Portaal om uw afspraken en betalingen met zorgverleners te regelen. Wij informeren u wanneer u wel gebruik kunt maken van het PGB Portaal. U ontvangt dan van ons zorgkantoor een brief.

  • Heeft u nog geen toegang tot het PGB Portaal? Kijk dan hier hoe u afspraken met zorgverleners maakt
  • Twijfelt u of u al het PGB Portaal kunt gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op

Heeft u wel toegang tot het PGB Portaal gekregen, maar kiest u ervoor om geen gebruik te maken van het PGB Portaal? Dan kunt u de zorgovereenkomst per post verzenden. Bij ‘meest gestelde vragen’ hieronder leest u er meer over.

 

Hoger tarief voor uw zorgverlener

Wilt u uw zorgverlener meer betalen dan het maximumtarief? Vraag hiervoor dan toestemming aan het zorgkantoor. Gebruik het formulier zorgbeschrijving hoger tarief.

Meest gestelde vragen 

  • Een zorgovereenkomst digitaal opstellen in het PGB Portaal gaat sneller, makkelijker en is veiliger dan op papier. De beoordeling door ons zorgkantoor vindt binnen enkele weken plaats. En de kans dat er gegevens fout ingevuld worden of vergeten is in het PGB Portaal een stuk kleiner. Twijfelt u of het digitaal wel gaat lukken? Wij kijken graag digitaal met u mee. En doorlopen met u alle stappen in het PGB Portaal. Bel hiervoor 088 - 131 45 55.

    Bekijk de film met de voordelen van het digitaal opstellen van een zorgovereenkomst.

    Wilt u de zorgovereenkomst liever per post versturen? Dat kan. Houd er dan wel rekening mee dat het langer duurt voordat u een reactie krijgt van ons zorgkantoor. Als u de formulieren niet goed of niet volledig heeft ingevuld, duurt het bovendien nog langer. U moet de formulieren dan opnieuw invullen en naar het zorgkantoor sturen. Binnen 8 weken krijgt u een reactie van ons. Naast de zorgovereenkomst stuurt u ook een zorgbeschrijving op.

    Postadres
    Zorgkantoren coöperatie VGZ
    t.a.v. afdeling PGB Portaal
    Postbus 278
    8200 AG Lelystad

     
  • De zorgovereenkomst is bedoeld om afspraken vast te leggen tussen een budgethouder en een zorgverlener. En om de betaling met de zorgverlener te regelen. Als zorgkantoor kijken we of de zorg die u krijgt, past bij de Wet langdurige zorg, van goede kwaliteit en doelmatig is.
  • Dat hangt ervan af of u de zorgovereenkomst digitaal vanuit het PGB Portaal invult of dat u een papieren versie per post verstuurd.
    • Digitaal in het PGB Portaal: binnen 2 weken
    • Via de post: binnen 8 weken
  • Wel betalen met een pgb  

     
    Zorg die valt onder de Wet langdurige zorg 
    Met uw pgb mag u alleen zorg betalen die valt onder de Wet langdurige zorg. In de vergoedingenlijst staat welke zorg u mag betalen. 

    Boven-gebruikelijke zorg  
    Gebruikelijke zorg is normale, dagelijkse zorg die partners, ouders, inwonende kinderen of andere huisgenoten aan elkaar geven. Kinderen hebben bijvoorbeeld altijd verzorging en toezicht nodig, ook als zij geen ziekte, aandoening of beperking hebben. Ook schoonmaak van de woning valt hieronder. Gebruikelijke zorg mag u niet met uw pgb betalen. Is er meer en intensievere zorg nodig dan voor iemand die geen beperking heeft? Dat heet boven-gebruikelijke zorg en mag u wel met uw pgb betalen.

     

    Niet betalen met een pgb  

     
    Zorg die uw gemeente of zorgverzekeraar betaalt 
    Voorbeelden hiervan zijn een maaltijdvoorziening, een klussendienst, inloopactiviteiten voor mensen die zich eenzaam voelen, een glazenwasser, tuinman, accountant, therapie of behandeling. Dit noemen we ‘voorliggende mogelijkheden’ en deze kunt u niet met uw pgb betalen. Het is belangrijk dat u contact opneemt met uw gemeente of uw zorgverzekeraar en vraagt of de zorg die u krijgt door hen wordt betaald. Als dat niet zo is, kunt u de zorgovereenkomst invullen. Wij gaan na of u dit met uw pgb kunt betalen. 

    Extra kosten vanwege een beperking bij laag inkomen 
    Voorbeelden zijn kosten vanwege extra slijtage van kleding of beddengoed of voor speciale dieetvoeding. Worden deze kosten niet vergoed door een andere instantie? Dan kunt u aan de gemeente vragen of u bijzondere bijstand kunt krijgen. U moet wel aan bepaalde voorwaarden voldoen.  
  • Bespreek eerst de problemen met uw zorgverlener. Komt u er niet uit? Neem dan contact op met de SVB. Zij helpen u verder. 

  • U kunt met terugwerkende kracht een contract afsluiten. U vult dan een zorgovereenkomst in, in het PGB Portaal. Let op, dit kan alleen maar tot 2 maanden terug in de tijd. 
  • Voor deze vragen en alle anderen vragen die over het werkgeverschap gaan, neemt u contact op met de SVB.
  • In de zorgovereenkomst wordt gevraagd naar een maandloon of naar een uurloon. In de maximumtarieven staan uurtarieven en dagdeeltarieven. Maar hoe berekent u het uurloon en hoe berekent u of het tarief van uw zorgverlener past binnen het jaarbudget?

    Van maandloon naar uurloon (gebaseerd op aantal uren per maand)
    Maandloon x 12 maanden : 52 weken : aantal uren per week = uurloon

    Van maandloon naar uurloon (gebaseerd op aantal uren per week)
    Maandloon x 12 = jaarloon 
    Jaarloon: 52 = weekloon
    Weekloon: uren per week = uurloon

    Van uurloon naar maandloon (gebaseerd op aantal uren per maand)
    Uurloon x uren per maand = maandloon

    Van uurloon naar maandloon (gebaseerd op aantal uren per week)
    Uurloon x uren per week = weekloon
    Weekloon x 52 = jaarloon 
    Jaarloon: 12 = maandloon