Zorgovereenkomst maken

U heeft de toekenningsbeschikking ontvangen van ons zorgkantoor. En weet de hoogte van uw budget. U kunt nu gaan beginnen met het maken van afspraken met zorgverleners. U maakt digitaal in het PGB Portaal de zorgovereenkomst. De zorgverlener kan een familielid zijn, maar ook een zorginstelling, ZZP'er of kennis. 

 Stappenplan zorgovereenkomst maken 

Heeft u voor het eerst een pgb bij ons zorgkantoor. Of heeft u al langer een pgb, maar wilt u een zorgovereenkomst met een nieuwe zorgverlener afsluiten? Volg dan onderstaande stappen. 
  • Wie kan inloggen?

    Eén persoon heeft lees- en schrijfrechten in het PGB Portaal. Dat is degene die het pgb beheert, de pgb-beheerder.

    Wanneer kunt u inloggen in het PGB Portaal?

    • Heeft u net een pgb? Inloggen in het PGB Portaal kan vanaf het moment dat u een toekenningsbeschikking heeft ontvangen
    • Heeft u al langer een pgb? Het PGB Portaal is in de plaats gekomen voor ‘Mijn PGB’ van de SVB. In 2022 of in april 2023 heeft u van ons bericht gekregen over het nieuwe PGB Portaal. In dit bericht stond ook de naam van degene die kan inloggen in het PGB Portaal
    • Bijna alle budgethouders of hun pgb-beheerders hebben toegang tot het PGB Portaal. Een klein deel echter niet. Dat komt door technische redenen. Wij informeren u wanneer u wel gebruik kunt maken van het PGB Portaal. U ontvangt dan van ons zorgkantoor een brief. Tot die tijd stuurt u via de post een zorgovereenkomst met een zorgbeschrijving op. Lees meer

    Pgb-beheerder en zorgverlener

    Bent u de pgb-beheerder en ook één van de zorgverleners? Omdat u meerdere rollen heeft, dient u ook meerdere keren in te loggen in het PGB Portaal. Voor het opvoeren van de zorgovereenkomst logt u in als vertegenwoordiger. En voor het ondertekenen van de zorgovereenkomst logt u in als zorgverlener.

  • Bent u ingelogd? Dan ziet u op de startpagina de tegel ‘opstellen zorgovereenkomst’ staan. Druk op deze tegel. Dan verschijnt de pagina ‘Opstellen zorgovereenkomst’. Hier staat een stappenbalk. Zo ziet u precies in welke stap van het proces u bent. Tijdens het invullen, kunt u de zorgovereenkomst ook opslaan. U hoeft de overeenkomst dus niet in één keer op te stellen. De opgeslagen zorgovereenkomst kunt u later verder invullen en vindt u terug onder ‘Overzicht zorgovereenkomsten’.
  • Vul de volgende zaken in:

    Partijen

    • Gegevens van de zorgverlener
    • Soort zorgovereenkomst (keuze uit 4 zorgovereenkomsten)

    Werkafspraken

    • Ingangsdatum
    • Looptijd
    • Proeftijd (in sommige situaties)
    • Het aantal uren dat een zorgverlener werkt
    • Of de zorgverlener een vast of onregelmatig aantal uren werkt
    • Vast weekrooster (in sommige situaties)
    • Of de zorgverlener een vast bedrag per maand ontvangt of achteraf declareert
    • Brutotarief
    • Werkzaamheden van de zorgverlener
    • Andere vergoedingen bij een vast maandbedrag
    • Reiskosten (in sommige situaties)

    Algemene afspraken

    • Salarisadministratie (in sommige situaties)
    • Zorgbeschrijving
    • Standaard afspraken. Zoals geheimhouding, opzegtermijnen en derdenbeding
    • Overige afspraken

    Controle

    • Hier ziet u een overzicht van de ingevulde zorgovereenkomst. Controleer of alles er goed in staat
     
  • Is alles goed ingevuld? Dan deelt u de zorgovereenkomst met uw zorgverlener. Klik hiervoor op de knop ‘Delen met zorgverlener’. De zorgverlener kan gegevens wijzigen of aanvullen en de zorgovereenkomst ondertekenen. De zorgovereenkomst komt dan weer terug bij u.

  • Uw zorgverlener heeft de zorgovereenkomst ondertekend en misschien nog wijzigingen aangebracht. Controleer eventuele wijzigingen die de zorgverlener heeft aangebracht. Bent u akkoord met alle afspraken? Dan zet u een digitale handtekening met de knop ‘Onderteken’. De zorgovereenkomst wordt dan ingediend bij ons zorgkantoor. Bent u niet akkoord met de wijzigingen van uw zorgverlener? Dan kunt u dit aangeven bij de zorgverlener en opnieuw de zorgovereenkomst sturen naar de zorgverlener.
  • Op het moment dat u de zorgovereenkomst heeft ondertekend, wordt de zorgovereenkomst automatisch naar ons zorgkantoor verzonden. Wij beoordelen uw zorgovereenkomst. U krijgt een bericht wanneer uw zorgovereenkomst is beoordeeld. Het kan zijn dat we nog een aanpassing of verduidelijking verwachten. Op het moment dat uw zorgovereenkomst is goedgekeurd krijgt u bericht en staat de zorgovereenkomst bij de tegel ‘overzicht zorgovereenkomsten’. 
    • Heeft u bij uw profiel gekozen voor ‘digitaal’? Dan krijgt u bericht in uw e-mailbox als het zorgkantoor uw zorgovereenkomst heeft beoordeeld
    • Heeft u bij uw profiel gekozen voor ‘post’? Dan ontvangt u een brief van ons

 Zorgbeschrijving en zorgfuncties

De zorgbeschrijving is een onderdeel van de zorgovereenkomst. Het invullen van de zorgovereenkomst wordt vaak als lastig ervaren. Ook vraagt het zorgkantoor nog dikwijls aanvullingen voordat de zorgovereenkomst kan worden goedgekeurd. We hebben de aandachtspunten en tips op een rijtje gezet.

Hoger tarief

Wilt u uw zorgverlener meer betalen dan het maximumtarief? Vraag hiervoor dan toestemming aan het zorgkantoor. Gebruik het formulier zorgbeschrijving hoger tarief.

 PGB Portaal

De zorgovereenkomst met uw zorgverlener maakt u digitaal in het PGB Portaal. Veel informatie over het PGB Portaal vindt u ook op www.mijnpgb.nl

 Informatie PGB Portaal

 Geen toegang

Vanwege technische redenen kan het zijn dat u nog geen gebruik kunt maken van het PGB Portaal. Wij informeren u wanneer dit wel het geval is. U ontvangt dan een brief.  

  • Heeft u nog geen toegang tot het PGB Portaal? Kijk dan hier hoe u afspraken met zorgverleners maakt
  • Twijfelt u of u al het PGB Portaal kunt gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op

Heeft u wel toegang tot het PGB Portaal gekregen, maar kiest u ervoor om geen gebruik te maken van het PGB Portaal? Dan kunt u de zorgovereenkomst per post verzenden. Bij ‘meest gestelde vragen’ hieronder leest u er meer over.

 

Meest gestelde vragen

  • Een zorgovereenkomst digitaal opstellen in het PGB Portaal gaat sneller, makkelijker en is veiliger dan op papier. De beoordeling door ons zorgkantoor vindt dan binnen enkele weken plaats. En de kans dat er gegevens fout ingevuld worden of vergeten, is in het PGB Portaal een kleiner. Twijfelt u of het digitaal wel gaat lukken? Wij kijken graag digitaal met u mee. En doorlopen met u alle stappen in het PGB Portaal. Bel hiervoor 088 - 131 45 55.

    Bekijk de film met de voordelen van het digitaal opstellen van een zorgovereenkomst.

    Wilt u de zorgovereenkomst liever op papier invullen? Dat kan. Houd er rekening mee dat het langer duurt voordat u een reactie krijgt van ons zorgkantoor. Als u de formulieren niet goed of niet volledig heeft ingevuld, duurt het bovendien nog langer. U moet de formulieren dan opnieuw invullen en naar het zorgkantoor sturen. Binnen 8 weken krijgt u een reactie van ons. Naast de zorgovereenkomst stuurt u ook een zorgbeschrijving op.

    Postadres
    Zorgkantoren coöperatie VGZ
    t.a.v. afdeling PGB Portaal
    Postbus 278
    8200 AG Lelystad

    Aandachtspunten

    • Zorg dat de zorgfuncties (zorgsoorten) op de zorgovereenkomst en op de zorgbeschrijving hetzelfde zijn
    • Controleer of alle handtekeningen erop staan. Zet de handtekening met pen. Een digitale handtekening is niet toegestaan
  • De zorgovereenkomst is bedoeld om afspraken vast te leggen tussen een budgethouder en een zorgverlener. En om de betaling met de zorgverlener te regelen. Als zorgkantoor kijken we of de zorg die u krijgt, past bij de Wet langdurige zorg, van goede kwaliteit is en doelmatig is.
  • Dat hangt ervan af of u de zorgovereenkomst digitaal in het PGB Portaal invult of dat u de zorgovereenkomst per post verstuurd.

    Kijk hier voor de actuele doorlooptijden.

  • Wel betalen met een pgb  

     
    Zorg die valt onder de Wet langdurige zorg 
    Met uw pgb mag u alleen zorg betalen die valt onder de Wet langdurige zorg. In de vergoedingenlijst staat welke zorg u mag betalen. 

    Boven-gebruikelijke zorg  
    Gebruikelijke zorg is normale, dagelijkse zorg die partners, ouders, inwonende kinderen of andere huisgenoten aan elkaar geven. Kinderen hebben bijvoorbeeld altijd verzorging en toezicht nodig, ook als zij geen ziekte, aandoening of beperking hebben. Ook schoonmaak van de woning valt hieronder. Gebruikelijke zorg mag u niet met uw pgb betalen. Is er meer en intensievere zorg nodig dan voor iemand die geen beperking heeft? Dat heet boven-gebruikelijke zorg en mag u wel met uw pgb betalen.

     

    Niet betalen met een pgb  

     
    Zorg die uw gemeente of zorgverzekeraar betaalt 
    Voorbeelden hiervan zijn een maaltijdvoorziening, een klussendienst, inloopactiviteiten voor mensen die zich eenzaam voelen, een glazenwasser, tuinman, accountant, therapie of behandeling. Dit noemen we ‘voorliggende mogelijkheden’ en deze kunt u niet met uw pgb betalen. Het is belangrijk dat u contact opneemt met uw gemeente of uw zorgverzekeraar en vraagt of de zorg die u krijgt door hen wordt betaald. Als dat niet zo is, kunt u de zorgovereenkomst invullen. Wij gaan na of u dit met uw pgb kunt betalen. 

    Extra kosten vanwege een beperking bij laag inkomen 
    Voorbeelden zijn kosten vanwege extra slijtage van kleding of beddengoed of voor speciale dieetvoeding. Worden deze kosten niet vergoed door een andere instantie? Dan kunt u aan de gemeente vragen of u bijzondere bijstand kunt krijgen. U moet wel aan bepaalde voorwaarden voldoen.  
  • Bespreek eerst de problemen met uw zorgverlener. Komt u er niet uit? Neem dan contact op met de SVB. Zij helpen u verder.
  • U kunt met terugwerkende kracht een zorgovereenkomst afsluiten in het PGB Portaal. Let op, dit kan alleen maar tot 2 maanden terug in de tijd.